Ein Business Continuity Plan als Plan B im Notfall

Beginnen Sie mit einer gründlichen Risikoanalyse. Welche Gefahren können den laufenden Betrieb – und damit das Unternehmen – bei einem IT-Ausfall bedrohen? Betrachten Sie alle denkbaren Szenarien und bewerten Sie die Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen. Zu den möglichen Szenarien gehören technologische Risiken wie Cyberangriffe oder Systemausfälle.

Mit der Business Impact Analyse verstehen Sie die Auswirkungen von Ausfällen und Unterbrechungen. Sie identifizieren geschäftskritische Prozesse und IT-Abhängigkeiten und bestimmen, wie schnell diese wiederhergestellt werden müssen, um schwerwiegende Folgen zu vermeiden. Die Analyse hilft, Ressourcen sinnvoll zu verteilen und eine Strategie zur Risikominderung und Wiederherstellung zu entwickeln. Einige Prozesse und Abteilungen oder Bereiche können länger auf die Wiederherstellung warten als andere, ohne dass die Kundinnen und Kunden direkt betroffen sind. Letztlich geht es darum zu entscheiden, welche Prozesse am wichtigsten für die Wertschöpfung und umsatzrelevant sind.

Sobald alle Auswirkungen und Abhängigkeiten identifiziert sind, planen Sie mit einer Risikominderungsstrategie Massnahmen, um die möglichen Auswirkungen zu minimieren. Danach legen Sie mit einer Wiederherstellungsstrategie fest, wie Sie die kritischen Geschäftsprozesse schnellstmöglich wiederherstellen können. Planen Sie die Krisenkommunikation, definieren Sie klare Kommunikationswege und verteilen Sie Verantwortlichkeiten.

Jeder Business Continuity Plan gliedert sich in zwei Themenbereiche. Für die Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs sind die Abteilungen oder Bereiche zuständig, da sie ihre Prozesse am besten kennen. Für die technische Wiederherstellung sind die internen oder externen IT-Spezialisten zuständig.

Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs

• Komplette Prozessdokumentation mit Anleitungen, Plänen und Verzeichnissen drucken
• Formulare für die Prozessdokumentation drucken und ablegen
• Kontakte von Kunden, Partnern und Mitarbeitenden erfassen und offline verfügbar halten
• Alternativen für die Verlagerung von Produktion und die Materialbeschaffung suchen
• Eventuell ein externes Lager mit produktionskritischen Komponenten einrichten
• Mit der Bank abklären, wie dringende Rechnungen im Notfall bezahlt werden können
• Alternativen zur Kartenzahlung suchen, zum Beispiel Bargeld oder Rechnungsvordrucke
• Dokumente und Notfallszenarien mit wichtigen Mitarbeitenden besprechen
• Wichtige Dokumente auf einem Laptop mit unabhängiger Internetverbindung speichern
• Eventuell Notfallorganisation mit Mitarbeitenden und dem IT-Dienstleister aufstellen

Technische Wiederherstellung

• Als erstes sollte die Verfügbarkeit der Backup-Daten geprüft werden; wie viele Tage oder Wochen reichen diese zurück und will man dies als Basis für die Zukunft nutzen. Funktionieren die Datenträger und sind ist eine ausreichende Lese-/Kopier-Infrastruktur vorhanden
• Vor dem Zurückspielen der Backups muss sichergestellt werden, dass die Zielsysteme komplett gelöscht wurden und Virenfrei sind. In manchen Fällen ist die Beschaffung von neuer Hardware sinnvoll oder die Backup-Wiederherstellung in einer Cloud-Umgebung
• Bei komplexeren Systemlandschaften ist ggf. eine ausführliche «Bereinigung» der Systeme effizienter als die komplette Wiederherstellung aus Backups. Ein erfahrener IT-Notfalldienstleister sollte unterstützen alle Viren und Hintertüren zu entfernen und eine «Alarmanlage» für neue Infektionen aufzusetzen
• Auch kann mit Hilfe des IT-Dienstleisters ein sicherer Netzwerkbereich zur Widerherstellung geschaffen werden, welcher physisch oder durch geeignete Firewalls von den ggf. noch infizierten Systemen getrennt ist
• Als erstes sollten die zentralen Systeme wiederhergestellt oder bereinigt werden, also das Nutzermanagement, Dateiserver, E-Mail, Sicherheits- und Netzwerksysteme sowie Systeme zum Betrieb von virtuellen Maschinen
• Die Abfolge der Wiederherstellung von Servern, virtuellen Maschinen, Anwendungen und Datenbanken hängt von der Kritikalität dieser Systeme und den Abhängigkeiten ab, welche vorgängig identifiziert und dokumentiert werden sollten
• Parallel dazu können Desktops und Laptops neu aufgesetzt und betroffene Steuerungssysteme in der Produktion bereinigt werden.

Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden in die Risikoanalyse, die Business-Impact-Analyse und die Notfallplanung ein. Zum einen kennen sie ihren Arbeitsbereich, mögliche Gefahren und die Auswirkungen von Ausfällen oder Unterbrechungen am besten. Zum anderen fördert diese Einbindung ihr Verständnis für den Business-Continuity-Management-Prozess (BCM) und erhöht ihr Engagement für die BCM-Strategie. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, regelmässige Schulungen und Feedbacks für relevante Mitarbeitende zu organisieren und den Plan bei grossen organisatorischen Änderungen zu aktualisieren.

Kein Plan ist in Stein gemeisselt. Der Business Continuity Plan sollte mindestens einmal jährlich getestet und aktualisiert werden. Darüber hinaus sollten Wiederherstellungstests durchgeführt und manuelle Prozesse in Notfallszenarien geübt werden, damit jede*r weiss, was im Notfall zu tun ist. Ähnlich wie bei Feueralarmübungen. Aktualisieren Sie den Betriebskontinuitätsplan nach jeder grösseren Störung oder Unterbrechung und nach jeder grösseren Änderung in der Betriebsumgebung, drucken Sie ihn aus und verteilen Sie ihn an alle betroffenen Mitarbeitenden und Dienstleister.